Digitalisation des événements

Gagnez en temps, en trafic et en interaction !

Vous voulez réussir la promotion de votre event ? Gagner du temps pour attirer du trafic et garantir de belles expériences à vos invités et visiteurs ? Optez pour la digitalisation des événements. Vous êtes sûr de les faire vivre sur le long terme, de maximiser votre visibilité et de renforcer l’engagement des participants. Sensibilisation, Acquisition, Activation, Interaction… La digitalisation des événements vous permet de séduire vos invités, de les convertir en clients, de les impliquer et de les fidéliser.

Agence de communication 360°, Epitaphe vous accompagne dans toutes les étapes de la mise en place d’une plateforme digitale événementielle : rédaction de contenus, design graphique, développement de plateformes dynamiques, stratégie digitale, analytics… Grâce à nos différents savoir-faire, vous pouvez mettre en place des dispositifs innovants qui donneront à vos événements une réelle valeur ajoutée grâce à leur digitalisation.

Pour la digitalisation des événements, Epitaphe vous accompagne dans :

  • Le développement d'un Site web dédié à l’événement.
  • L'élaboration d'une stratégie digitale (e-mailing, réseaux sociaux…).
  • La réalisation d'une Plate-forme d’inscription intelligente.
  • La conception d'un mini-site de vente de billets.
  • L'élaboration d'une plateforme d'organisation de RDV BtoB.
  • La réalisation de plateforme de Sondages, de questionnaires de satisfaction... 
  • Les Analytics, reporting, suivi et évaluation. 

Les 8 leviers pour réussir la digitalisation de vos événements

01. Structurer les besoins

La digitalisation d’événements peut vous apporter beaucoup d’avantages : optimisation du temps de gestion, interaction, visibilité… L’essentiel, c’est de travailler de façon structurée. Comme pour toute action de communication, il est impératif de définir vos besoins à travers un cahier de charges précis pour cadrer les actions et outils à mettre en place en fonction de votre cible et de vos objectifs.

02. Créer une interface dédiée à l’événement

Vous pouvez créer un site web dédié qui renseigne sur l’objectif de votre événement, le lieu, les dates, les intervenants, le programme… Agrémenté de photos, de contenus, de vidéos… cette interface peut séduire vos futurs visiteurs et les inciter à participer à votre événement.

Grâce à une bonne stratégie digitale (e-mailing, réseaux sociaux, hashtag officiel, teasing…) vous pouvez promouvoir cette page ou site dédié, stimuler l’implication et l’interaction et acquérir un taux de clics élevé.

03. Elaborer un formulaire d’inscription

Vous pouvez mettre en place un formulaire d’inscription, qui non seulement enrichirait votre base de données, mais pourrait aussi vous permettre de créer des badges (avec QR codes par exemple), de classer vos visiteurs selon leurs profils (VIP, journalistes…), de connaître leurs besoins…

Si votre événement est payant, vous avez la possibilité d’intégrer un module de paiement et de générer des factures individuelles.

04. Concevoir des invitations, Save the date, rappels

Grâce à une plateforme dédiée, vous pouvez pré-programmer des invitations personnalisées, des rappels, l’envoi des badges sous format électronique… Cette plateforme est accompagnée d’outils d’analyses, qui vous permettent de connaître le taux d’ouverture, de téléchargement… en temps réels.

05. Organiser des RDV en amont

Vous organisez un forum ou un salon ? une plateforme de mise en relation et d’organisation de RDV est très utile autant pour vos exposants que pour vos visiteurs. Ceci rendrait votre événement encore plus professionnel, plus structuré et plus rentable.

06. Digitaliser la gestion de l'accueil

Durant l’événement, des hôtesses munies de tablettes pourraient gérer facilement l’accueil des invités, grâce à une application d’enregistrement. Cette application, en lien avec la plateforme d’inscription pourrait pointer les personnes déjà enregistrées, ajouter les nouveaux participants…  Grâce à des QR codes par exemples, vous pouvez même tracer le parcours de vos visiteurs, avoir des statistiques de fréquentation de vos salles de conférences en temps réel…

07. Animer votre événement grâce aux réseaux sociaux

Le jour J, il existe une multitude de possibilités pour animer votre événement, maximiser l’interaction et le faire rayonner sur le net. Les réseaux sociaux comme Facebook, Tweeter, Snapchat… vous donnent l’occasion de faire du Live en diffusant les vidéos des moments forts de votre événement en direct. Vous pouvez aussi utiliser du Live Tweet, un social Wall, des photobooth… l’essentiel, c’est de bien programmer et de varier vos contenus digitaux.

08. Faire perdurer l’événement

Remerciements, sondages, enquêtes de satisfaction, partage de publications, retweet, vidéos, photos, articles… Vous pouvez faire perdurer votre événement sur le net, même après sa clôture.

Parlons de la digitalisation de votre événement !

Nous vous accompagnerons jusqu'au bout pour la réussir.
  • Une réponse sous 24 h
  • Un accompagnement personnalisé
  • Des solutions sur-mesure
  • Une prise en charge de A-Z
  • ET… une collaboration dans la bonne humeur