Organiser un événement est loin d’être une mince affaire. Sa réussite obéit à certaines règles à respecter pour éviter les surprises de dernière minute.
Dans cet article, nous partageons avec vous notre démarche éprouvée (et continuellement améliorée) durant plus de vingt ans d’expérience dans l’organisation d’événements au profit de grands groupes et de multinationales. Profitez-en pour optimiser votre temps et vos efforts et pour gagner en efficacité tout en diminuant la part du stress.
Commençons par le basique, pour éviter tout malentendu La communication événementielle consiste en la réalisation d’actions ponctuelles (animations, activations, séminaires au profit des clients, exposition dans des salons…) ou la programmation de manifestations commerciales, sportives ou culturelles.
L’objectif étant bien entendu, de :
- Faire connaître/ aimer ses produits et services, de motiver les ventes et de, s’il s’agit d’une communication B2B ou B2C.
- Faire connaître les valeurs, de partager la stratégie de l’entreprise ou de motiver les employés s’il est question de communication interne.
Mais le point commun restera indéniablement de MARQUER LES ESPRITS quel que soit le public ciblé.
Maintenant que c’est dit (écrit ), passons à l’essentiel. Quelles sont les étapes à respecter pour réussir votre événement ? Il y a 8 points importants.
- Indiscutablement, avant toute chose, il est nécessaire de définir le concept et le contexte de votre event. C’est ce qu’on appelle le brief
- il faut définir l’audience ou le public visé
- Préciser l’équipe qui porte l’événement
- Réaliser le déroulé ou le fil conducteur et la scénographie de l’évent
- Etablir le plan de communication
- Calculer le budget et les besoins
- Concevoir le plan d’action
- Enfin, faire débriefing, pour la capitalisation
Regardons certains points plus en détail.
01.
Le BRIEF ou note de cadrage :
Composé de 2 à 3 pages, c’est un résumé BREF et STRUCTURÉ de votre événement, qui répond aux questions suivantes :
- Quel est le type de votre événement ? (c’est un gala, un congrès, une inauguration…)
- Quel est le message principal que vous voulez passer ? (Il est consacré à …)
- Quels sont vos objectifs principaux et secondaires ?
- Quelles sont vos cibles prioritaires et secondaires ? (CSP, Ages, Catégories socio-
professionnelles…)
- Date et lieu prévus ( Prévoir des plans B)
- Quelles sont les composantes sommaires ou rubriques de votre event ?
(Réservations, communication, sécurité, logistique…)
- Quel est le coût prévisionnel ?
- Quelles sont les recettes ou les avantages escomptés ?
02.
L’audience ou le public visé
Selon le type de l’événement et l’objectif tracé, vous devez définir votre cible avec précision. Qui voudrais-je inviter ou attirer (profil socio-professionnel, socioculturel), leur localité et leur nombre. Par exemple, 30 à 60 DG, Directeurs des achats d’entreprises du secteur électroniques ayant un CA de plus de XXX se trouvant dans l’axe Casablanca-Kénitra. Ceci dit, vous pouvez avoir plusieurs cibles pour Un seul événement.
Pour un salon par exemple, vous avez une cible visiteurs, une ou des cibles partenaires (Institutionnels, sponsors ou mécènes, médias) et une cible Intervenants ou participants (exposants, conférenciers……).
Ne manquez pas d’effectuer des benchmarks par rapport à des événements similaires pour analyser les impacts recueillis, les points à améliorer, et surtout les éléments avec lesquels vous allez vous distinguer et les erreurs à éviter.
03.
Les porteurs du projet
Selon la complexité de l’événement, il faudrait désigner, en plus du chef de projet, une équipe ou un comité d’organisation capable de composer efficacement avec les différents partenaires, de gérer le temps et de résoudre l’ensemble des problèmes techniques.
Outre la réservation des lieux et la gestion des différents prestataires et intervenants, les porteurs du projet doivent être à même de piloter :
- les démarches administratives nécessaires pour les différentes autorisations, assurances…
- le financement de votre événement ou recherche de fonds (sponsoring, mécénat, subventions, recettes…).
- Les relations publiques et relations presses
- la promotion de l’événement pour attirer des visiteurs en utilisant les canaux de communication appropriés (Affichage, publicité médias et hors médias, réseaux sociaux, mailing et e-mailing…)
- la régie de l’événement (Mise en scène, animations, branding, catering, signalétique, aménagement des lieux, éclairage…)
- Gestion des participants (speakers et intervenants…)
- La logistique globale de l’événement
- La prévision des risques et les plans B
Ainsi, en plus de l’expérience et des compétences professionnelles (planification, pilotage, anticipation et de gestion des risques…), les membres de cette équipe doivent impérativement savoir dompter le stress, agir rapidement face aux aléas ou soucis de dernière minute, et bien sûr pouvoir se libérer de leurs contraintes personnelles, car un
événement, c’est très chronophage.
04.
Le déroulé
C’est le fil conducteur de votre événement. Il définit votre programmation étape par étape, pour chaque jour et chaque heure… du début à la fin.
Vous devez l’imaginer de la façon la plus détaillée possible et prévoir un plan B pour chaque chose sensible (Annulation d’un conférencier à la dernière minute, retard d’un artiste…) vous n’avez pas le droit à l’erreur.
05.
Le plan de communication
Il vous permet de définir comment vous allez attirer vos cibles et répond à plusieurs questions comme :
- Le contexte de l’événement
- Vos objectifs de communication
- Les différentes cibles
- Vos axes de communication et messages clés par cible
- L’identité visuelle et ses déclinaisons par cible, par support…
- Les canaux et supports les plus appropriés à utiliser pour atteindre chaque cible ?
- Le budget et le calendrier pour chaque action ?
- ...
Votre plan de communication doit être SMART et peut être synthétisé dans un tableau avec des indicateurs de suivi et d’atteinte d’objectifs.
06.
Le budget
Le budget prévisionnel doit être le plus minutieux et le plus réaliste possible pour chaque tâche, sous-tâche ou action. Il contient généralement deux colonnes. Une pour les dépenses et une autre pour les recettes.
Les dépenses comprennent plusieurs postes tels que :
- le personnel
- l’équipement
- Les coûts opérationnels
- La communication
- Les frais de missions…
- Et bien sûr rajouter une marge de sécurité pour les imprévus
Les recettes ont trait aux différentes prévisions de chiffre d’affaires
- Ventes d’espaces d’exposition
- Sponsoring, mécénat ou subvention…
- Ventes de tickets
- …
07.
Le Plan d’action
Le plan d’action est la boussole de votre événement. Il indique les tâches à effectuer, les responsables internes ou externes pour chacune d’elles et leur calendrier de réalisation (GANTT). Le plan d’action doit impérativement être précis, détaillé (incluant les tâches et les sous-taches), réaliste par rapport à la planification du temps et logique concernant les dépendances entre certaines sous-tâches).
08.
Evaluation et Capitalisation
Selon les objectifs fixés en amont (Recettes, nombres de visiteurs, retombées médiatiques…) vous devez mettre en place des indicateurs qui vous permettent d’évaluer la réussite de votre événement sur tous les plans (organisationnel, financier, qualitatif, communication, ressources humaines, respect des délais, prestataires externes…).
Grâce à ce débriefing totalement honnête et objectif, vous pouvez capitaliser aussi bien sur vos succès que sur vos erreurs ou défaillances pour mieux réussir vos événements futurs.
Il va sans dire que l’organisation d’un événement ne s’improvise pas du jour au lendemain. Il est essentiel par conséquent de vous entourer de vrais professionnels du domaine pour vous accompagner à atteindre vos objectifs.
Durant ses 20 ans d’expérience, Epitaphe 360 a accompagné des centaines d’entreprises (Multinationales, administrations, grands groupes, PME… de plusieurs secteurs d’activité) dans l’organisation de leurs événements (Salons, Séminaires/Conférences, lancements de produits, Congrès, Conventions de cadres, Inauguration…).
Programmation et scénarisation, Communication, Aménagement des espaces et branding, Gestion de l’événement, Animation, … Nos équipes vous libèrent de tous les détails opérationnels et logistiques pour vous laisser vivre votre événement avec sérénité et savourer votre réussite avec plaisir.
