Toutes les étapes à suivre pour digitaliser votre événement, gagner du temps et des visiteurs.
01.
Structurer les besoins
La digitalisation d’événements peut vous apporter beaucoup d’avantages : optimisation du temps de gestion, interaction, visibilité… L’essentiel, c’est de travailler de façon structurée. Comme pour toute action de communication, il est impératif de définir vos besoins à travers un cahier de charges précis pour cadrer les actions et outils à mettre en place en fonction de votre cible et de vos objectifs.
02.
Créer une interface dédiée à l’événement
Vous pouvez créer un site web dédié qui renseigne sur l’objectif de votre événement, le lieu, les dates, les intervenants, le programme… Agrémenté de photos, de contenus, de vidéos… cette interface peut séduire vos futurs visiteurs et les inciter à participer à votre événement. Grâce à une bonne stratégie digitale (e-mailing, réseaux sociaux, hashtag officiel, teasing…) vous pouvez promouvoir cette page ou site dédié, stimuler l’implication et l’interaction et acquérir un taux de clics élevé.
03.
Elaborer un formulaire d’inscription
Vous pouvez mettre en place un formulaire d’inscription, qui non seulement enrichirait votre base de données, mais pourrait aussi vous permettre de créer des badges (avec QR codes par exemple), de classer vos visiteurs selon leurs profils (VIP, journalistes…), de connaître leurs besoins…
Si votre événement est payant, vous avez la possibilité d’intégrer un module de paiement et de générer des factures individuelles.
cette interface peut séduire vos futurs visiteurs et les inciter à participer à votre événement.
04.
Concevoir des invitations, Save the date, rappels
Grâce à une plateforme dédiée, vous pouvez pré-programmer des invitations personnalisées, des rappels, l’envoi des badges sous format électronique… Cette plateforme est accompagnée d’outils d’analyses, qui vous permettent de connaître le taux d’ouverture, de téléchargement… en temps réels.
05.
Organiser des RDV en amont
Vous organisez un forum ou un salon ? une plateforme de mise en relation et d’organisation de RDV est très utile autant pour vos exposants que pour vos visiteurs. Ceci rendrait votre événement encore plus professionnel, plus structuré et plus rentable.
06.
Digitaliser la gestion de l'accueil
Durant l’événement, des hôtesses munies de tablettes pourraient gérer facilement l’accueil des invités, grâce à une application d’enregistrement. Cette application, en lien avec la plateforme d’inscription pourrait pointer les personnes déjà enregistrées, ajouter les nouveaux participants… Grâce à des QR codes par exemples, vous pouvez même tracer le parcours de vos visiteurs, avoir des statistiques de fréquentation de vos salles de conférences en temps réel…
07.
Animer votre événement grâce aux réseaux sociaux
Le jour J, il existe une multitude de possibilités pour animer votre événement, maximiser l’interaction et le faire rayonner sur le net. Les réseaux sociaux comme Facebook, Tweeter, Snapchat… vous donnent l’occasion de faire du Live en diffusant les vidéos des moments forts de votre événement en direct. Vous pouvez aussi utiliser du Live Tweet, un social Wall, des photobooth… l’essentiel, c’est de bien programmer et de varier vos contenus digitaux.
08.
Faire perdurer l’événement
Remerciements, sondages, enquêtes de satisfaction, partage de publications, retweet, vidéos, photos, articles… Vous pouvez faire perdurer votre événement sur le net, même après sa clôture.
09.
Collecter les données
Plus de saisie sur papier. Désormais, vous pouvez facilement collecter les bases de données des visiteurs de votre séminaire ou salon et récolter leur feedback à travers des enquêtes de satisfaction ou des sondages.
10.
Gagner du temps
Vous pouvez consulter le nombre de visiteurs et vos bases de données en temps réel. A la fin de votre manifestation, les BDD, les statistiques et résultats des analyses vous sont fournis sous forme de fichier Excel en toute confidentialité.
